Penilaian Arsip BKAD Kabupaten Kulon Progo

Badan Keuangan dan Aset Daerah (BKAD) Kabupaten Kulon Progo memiliki kewajiban melaksanakan pengelolaan arsip dinamis yang meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan. Kewajiban tersebut dapat terlaksana dengan baik apabila didukung dengan SDM yang memadai dan sistem yang sesuai dengan kondisi dan kebutuhan tanpa mengesampingkan sistem kearsipan nasional.

Penciptaan arsip ada 2 (dua) yaitu pembuatan dan penerimaan. Ketentuan penciptaan arsip adalah harus diregistrasi, dikendaliakan, dan didokumentasikan kemudian berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, system klasifikasi keamanan dan akses. Syarat naskah dinas adalah ketelitian, kejelasan, singkat padat, logis, dan pembakuan.

Arsip dinamis dapat digunakan untuk kepentingan pemerintah dan masyarakat (PP 28/2012, pasal 37). Badan publik wajib menyediakan informasi publik yang akurat, benar dan tidak menyesatkan (UU 14/2018, pasal 7 ayat 2). Setiap pemohon informasi publik berhak mengajukan gugatan ke pengadilan apabila dalam memperoleh informasi publik mendapat hambatan atau kegagalan sesuai dengan ketentuan undang-undang. Kemudian untuk pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.

Penyusutan arsip adalah pengurangan jumlah arsip dengan cara memindahkan, menyerahkan, dan memusnahkan. Tahapan pemindahan arsip yaitu yang pertama Unit Pengolah melakukan penyeleksian, yang kedua Penyusunan daftar arsip inaktif, yang ketiga Penggembokan, yang keempat Koodinasi dengan UK, yang kelima Transaksi pemindahan kemudian Penandatanganan berita acara pemindahan dan daftar arsip yang dipindahkan antara UP dan UK. UK melakukan penataan, layanan, pemeliharaan, dan penyusutan.

Penyusutan arsip yang beresiko tinggi karena terjadi penghancuran/peleburan secara total terhadap fisik maupun informasi arsip. Maka dari itu perlu dilakukan penilaian sebelum melakukan pemusnahan untuk memastikan bahwa arsip yang akan dimusnahkan sudah memenuhi persyaratan. Syarat arsip yang boleh dimusnahkan yaitu dinyatakan sebagai arsip musnah sesuai dalam JRA, sudah habis masa simpannya, sudah tidak memiliki nilai guna, tidak ada peraturan perundangan yang melarang, tidak berkaitan dengan proses penyelesaian suatu perkara, dan tidak berpotensi dibutuhkan kembali.

Terdapat bukti legalitas dalam pemusnahan arsip jika tercipta dokumen pemusnahan. Pemusnahan arsip yang tanpa memiliki bukti adalah pelanggaran terhadap konstitusi/UU Kearsipan. Sanksi dan ketentuan pidana Bidang Pengelolaan Kearsipan berdasarkan UU 43/2009 tentang Kearsipan.

Dalam rangka penilaian arsip BKAD telah melakukan penilaian arsip tahun 1975 sampai dengan tahun 2014 yang berjumlah 4.479 dan ditemukan 39 arsip yang permanen dan untuk selanjutnya dibuat daftar arsip usul musnah dan permanen kepada Bupati dan setelah diverifikasi Bupati akan mengeluarkan surat Surat Persetujuan Pemusnahan/Penyerahan.